Les 10 erreurs à éviter en com’ interne

Traduit depuis 2ndHead.co.uk

Assurer une communication interne pertinente et efficace est un enjeu clé dans les sociétés actuelles, qui doivent trouver des moyens de motiver et fédérer leurs employés. Découvrez alors les 10 erreurs courantes à ne surtout pas commettre lorsque vous communiquez vers vos collaborateurs :

 

1. Réduisez l’utilisation des emails :

NewEmails

Se cacher derrière un email a depuis longtemps été source de conflits inutiles. Mais dans une culture d’entreprise qui repose sur le courrier électronique, proposer de communiquer en face à face ou par téléphone pourrait alors presque sembler révolutionnaire.

La clé est d’aider ses collaborateurs à comprendre que l’email est un outil précieux, et même essentiel pour leur travail, mais qu’il ne peut pas remplacer les autres méthodes de communication et doit être utilisé de façon appropriée. En outre, il faut noter que bien qu’un email soit envoyé en instantané, il y a de fortes chances qu’il ne soit pas lu immédiatement, ou pas lu du tout, étant donné la masse d’emails dont sont submergés tous les jours les collaborateurs.

Travaillez avec vos collaborateurs afin de définir les situations durant lesquelles l’utilisation de l’email semble entraver l’efficacité de la com’ interne de votre entreprise. Vous identifierez alors les échanges interminables d’emails traitant d’une situation complexe et donnant lieu à des malentendus et désaccords, les supérieurs étant systématiquement mis en copie des mails à caractère litigieux, les mails au contenu trop lourd qui seraient finalement plus utiles en tant que document partagé sur une plateforme commune de travail, …

Connaître les tenants et les aboutissants d’une mauvaise communication interne aidera alors les employés à reconnaître les bonnes pratiques et à les utiliser dans leur quotidien.

Consultez notre livre blanc « Comment réduire les emails en entreprise » afin de vous aider à vous défaire de vos mauvaises habitudes en matière de communication.

 

2. Ne laissez pas vos collaborateurs dans l’ignorance :

com transparenteNous parlons très souvent de la nécessité de communiquer de manière transparente, mais il est nécessaire de comprendre qu’il ne faut pas s’arrêter à une communication transparente sur les départs en congés ou les évaluations du personnel… Etre transparent revient  avant tout à faire preuve d’honnêteté concernant les performances de l’entreprise, afin d’éviter les rumeurs qui pourraient affecter le moral de vos collaborateurs ou engendrer des conflits. C’est pourquoi il est important que les managers fixent des réunions d’informations régulières pour informer leurs collaborateurs à propos des chiffres, ou d’autres informations essentielles concernant la société.

Cela aura non seulement pour effet de démontrer la confiance donnée aux employés, mais aussi de montrer que les employés, au même titre que les managers, doivent être impliqués et ont les capacités d’influer sur les performances de l’entreprise.

 

3. N’abusez pas du jargon

jargon

Sans faire de la psychologie de comptoir, il est juste de dire qu’il existe très peu de techniques plus insidieuses que la sur-utilisation du jargon. Que ce soit pour se sentir appartenir à un groupe restreint ou pour exprimer sa supériorité face aux autres, cette technique est très largement usitée dans le monde des affaires. Vous trouvez cela puérile ? Vous avez raison. Le jargon n’est rien de plus qu’une technique visant à diviser, utilisée pour duper ou dénigrer ceux qui nous entourent.

Bien sûr, nous utilisons tous du jargon à un certain degré. Par exemple, des expressions comme « KPI », ou « RP » font aujourd’hui presque partie du langage courant en entreprise. Cependant, à partir du moment où les conversations et documents de l’entreprise deviennent remplis de jargon, ils perdent tout leur sens et n’ont plus de réelle efficacité.

Ainsi, travaillez avec vos collaborateurs pour les encourager à communiquer de façon plus claire. Cela ne signifie pas d’éliminer complètement l’utilisation du jargon, mais d’essayer de faire comprendre aux employés qu’ils doivent prendre en compte leurs interlocuteurs et faire en sorte qu’ils comprennent le message qu’ils souhaitent leur faire passer.

 

4. N’utilisez pas 20 mots lorsque 2 suffiraient

Une communication brève et allant directement à l’essentiel a un impact bien plus fort que les documents et présentations remplis de texte. En effet la communication par le texte est aujourd’hui dépassée, l’utilisation de medias tels que les images, videos, … permet de faire passer vos messages de façon plus claire et plus ludique, avec un taux de lecture bien plus fort de la part de vos collaborateurs (consultez notre article sur la force des images).

Faites donc en sorte de simplifier au maximum vos documents internes afin qu’ils soient faciles à lire et à comprendre par vos collaborateurs, pour optimiser le temps passé à lire les informations. En outre, utilisez des moyens de communication interne visuels en laissant la part belle à l’image et en privilégiant des textes courts, pour une communication plus pertinente et mieux perçue de la part de vos collaborateurs.

 

5. Fuyez la réunionite :

Tout comme l’abus des emails, la multiplication des réunions met à mal la communication. Si elles peuvent parfois améliorer la communication, elles sont utiles seulement lorsqu’elles sont conduites efficacement, ce qui est malheureusement très rare… Voici quelques recommandations qui pourraient vous être utiles :

  • Définir les objectifs – Cela ne revient pas à devoir décrire une longue liste d’objectifs, mais à essayer de définir le résultat auquel vous souhaiteriez aboutir grâce à la réunion, en faisant en sorte que chacun respecte les délais impartis et se concentre sur la (les) tâche(s) à accomplir.
  • Cibler les participants – est-il utile d’inviter le département finance pour une réunion annonçant la venue d’un nouveau télémarketeur ? Invitez les collaborateurs qui sont vraiment concernés par la réunion que vous souhaitez organiser. Cibler les participants vous permettra de garder vos objectifs en tête et de favoriser une réflexion pertinente avec les bons interlocuteurs. Si des personnes souhaitent se tenir au courant des informations échangées durant la réunion, iden
    tifiez les individus qui pourront répercuter les informations.
  • réunionSe tenir à la durée prévue – les réunions interminables donnent parfois l’impression d’être extrêmement utiles, mais sont généralement stériles et inefficaces. En effet, n’oubliez pas que l’attention est variable et qu’une réunion trop longue peut freiner la créativité des participants. Demandez alors à vos collaborateurs de programmer leurs réunions en ajoutant des temps de pauses réguliers afin de garder les participants attentifs jusqu’à la fin.
  • Donner des informations appropriées – assurez vous de donner aux participants suffisamment d’informations concernant l’ordre du jour, le lieu, la date et la durée de la réunion. Chacun pourra alors se préparer au mieux et réfléchir en amont aux différents points à aborder, ce qui assurera un résultat bien plus productif.
  • Insister sur le respect de la ponctualité et de la durée de la réunion. Commencez la réunion à l’heure même si certains sont en retard. En effet, posez un cadre clair dès le départ afin d’empêcher les participants de se consacrer à d’autres tâches pendant la réunion ou de perdre du temps. De même, éviter de faire déborder vos réunions sur les périodes de temps allouées aux pauses déjeuner, ce qui freinerait la productivité.

 

6. Prêtez attention à ce que votre communication suive la culture et l’image de marque de votre entreprise :

Il est incroyable de voir qu’aujourd’hui autant d’entreprises développent leur image de marque sans jamais faire en sorte qu’elle se répercute en interne sur la façon de communiquer avec les collaborateurs. Se développent alors des attitudes et comportements en désaccord avec la culture et l’image de marque de l’entreprise, pouvant générer incompréhensions et conflits au sein de votre société.

Cela ne veut pas dire que ces types de comportements sont toujours intentionnels. Les départements commerciaux ou de brand management se concentrent généralement sur la communication externe de la marque et son renforcement sur le marché, et négligent alors la communication interne qui passe souvent à la trappe.

En réalité, les équipes marketing et le département de management de la marque devraient travailler ensemble avec la direction des Ressources Humaines afin d’assurer une communication interne efficace autour de la marque. Pour que les employés se sentent réellement attachés à la marque, ils ont besoin de comprendre en quoi celle-ci influe directement sur la façon dont ils communiquent.

 

7. Traquez et empêchez les pratiques douteuses

Cela peut sembler simpliste, mais encourager les bonnes pratiques peut changer du tout au tout votre manière de communiquer. Sachez que la répétition des mauvaises pratiques et l’absence de contrôle de celles-ci peut parfois amener des conséquences graves, tant pour les employés concernés que pour l’entreprise.

Des mesures relativement simples, telles que la mise en place de systèmes d’incitation insistant sur l’importance de traiter ses collègues avec respect, ce qui est généralement réservé aux clients, pourraient s’avérer très utiles pour améliorer la communication interne.

 

8. Transmettez une culture d’entreprise claire auprès des employés

Si de nombreux collaborateurs ont généralement une vague connaissance de la culture de leur entreprise, ils ont souvent du mal à l’expliquer ou à aller plus en détails.

Certains outils, tels que la définition de principes clés à respecter dans l’entreprise, sont souvent efficaces, permettant à la fois d’améliorer les connaissances de chacun concernant la culture d’entreprise, et de promouvoir une meilleure communication. En outre, réfléchissez à la manière dont pour pourriez inciter vos employés à prendre en compte ces principes dans leurs façons de communiquer, grâce à des prix ou d’autres formes d’incitations.

 

9. Adoptez une tenue vestimentaire en accord avec les valeurs de votre entreprise

code vestimentaireLa façon de s’habiller est une des armes les plus subtiles mais les plus puissantes dont nous disposons pour communiquer. Ainsi, adopter un code vestimentaire allant à l’encontre des valeurs de l’entreprise peut conduire à un manque d’unité culturelle au sein de la société et créer un sentiment d’incompréhension, voire de désapprobation, de la part des clients ou des autres employés.

Par exemple, dans une entreprise à caractère familial, un code vestimentaire très strict pourra être mal perçu et créer de la distance entre les collaborateurs. A l’inverse, dans une société évoluant dans un environnement très formel, à l’instar d’une banque ou d’une assurance, il n’est pas conseillé d’adopter un code vestimentaire trop décontracté.

 

10. N’utilisez pas les nouvelles technologies sans réfléchir

nouvelles technosTrop, pas assez, ou simplement une mauvaise utilisation de la technologie, peut sérieusement entacher la communication interne.

Des sites de partages de documents centralisés comme SharePoint, jusqu’aux sites intranet basiques, la plupart des entreprises utilisent la technologie pour améliorer leur communication interne. Toutefois, utiliser la technologie pour la technologie, sans mise en œuvre ou formation adéquate, ne contribuera guère à résoudre vos problèmes de communication.

Par exemple, les systèmes de gestion RH en ligne peuvent être très utiles pour améliorer la communication entre les RH, les managers et les employés. Toutefois, sans un examen attentif des prérequis, sans mise en œuvre progressive et sans lien avec la culture et la marque de l’entreprise, ces logiciels peuvent vite devenir inutilisés et engendrer des coûts importants pour l’entreprise.

Nous ne pouvons pas être responsable de chaque système IT installé dans notre entreprise, cependant nous pouvons, et nous devons nous concentrer sur les objectifs de la communication. Comment le système peut-il améliorer la façon dont nous communiquons et comment peut-on l’influencer avec un déploiement rapide et efficace ?

Cela ne garantira pas la réussite de la mise en place du nouveau système, mais sera généralement payant à terme.

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