Contourner les inconvénients de la newsletter pour mieux communiquer en interne (ou pourquoi Kicoz a du sens)

La newsletter interne est aujourd’hui largement utilisée par les entreprises qui souhaitent diffuser leurs actualités internes de manière rapide, sans surcharger les boites emails des employés pour chaque information.
On constate cependant que plus de 50% des salariés ne se sentent toujours pas satisfaits de la manière dont leur entreprise communique avec eux. Si d’autres outils comme l’intranet ou l’affichage papier commencent eux aussi à montrer leurs limites, la newsletter, par ses lacunes, peut parfois plus desservir qu’améliorer l’efficacité de votre communication interne.

newsletter

1) Spamming

E-mailChaque salarié reçoit aujourd’hui en moyenne 70 emails par jour. La crainte du spamming est donc forte, et très souvent votre newsletter sera tout simplement « avalée » par la masse d’emails des boites de réception. Elle ne parviendra donc même pas aux yeux de certains de vos collaborateurs, et sera supprimée automatiquement sans la lire par les autres.

> Evitez donc au maximum de communiquer par l’email, qui réduit considérablement l’efficacité et la portée de votre message (pour en savoir plus, consultez notre livre blanc : « comment réduire les emails en entreprise ? »).

2) Perte de temps

La newsletter, passant avant tout pas la communication textuelle, induit forcément une opération intellectuelle active de lecture. Vos collaborateurs  ne pourront donc effectuer aucune autre activité et seront alors stoppés dans leur travail et leur productivité.

> Pour éviter que vos collaborateurs délaissent votre newsletter par peur de perdre du temps, faites en sorte de diffuser vos informations de la manière la plus visuelle et ludique possible. En effet, grâce à une communication visuelle vous augmenterez la pertinence et la rapidité de compréhension de votre message. (Consultez notre article « Une image vaut mieux que mille mots »).

3) Un ciblage difficile

ciblageLe contenu diffusé dans la newsletter ne doit pas être superflu, et doit présenter une réelle utilité pour la personne qui la reçoit. Le temps de création d’une newsletter n’étant pas anodin, il est généralement difficile de diffuser de manière très ciblée vos informations. Cependant, communiquer de façon trop générale peut parfois perdre les collaborateurs qui ne se sentent pas forcément concernés, et délaissent alors votre newsletter, du fait de son manque de pertinence à leurs yeux.

> Faites donc en sorte de cibler au maximum les destinataires de vos communications, via des outils qui vous permettront de créer et diffuser facilement les messages vers les bons destinataires (Solutions de communication internes personnalisées comme Kicoz par exemple).

4) Attention au format de lecture !

Selon le client de messagerie, l’affichage de la newsletter peut varier. Ainsi les visuels ou la charte graphique que vous avez préparés pourront être totalement différents sur l’un ou l’autre des clients de messagerie, ce qui donnera moins de force à vos messages.

> Le passage par le mail doit être évité au maximum lorsque vous communiquez en interne. Créez des communications qui seront vues et comprises par tous vos collaborateurs, sans être tributaire de leur client de messagerie, ou encore du temps et de l’attention qu’ils consacrent aux messages internes.

5) Des infos publiées à des dates non pertinentes

Etablir une newsletter interne suppose que vous sélectionniez les informations pertinentes, et les rassembliez dans votre newsletter, en prêtant attention à les diffuser à la bonne date, tout en sachant que vous ne sortez votre newsletter qu’un à deux fois par mois généralement. Il peut donc très vite arriver qu’une information importante ne soit pas relayée au bon moment, et doive alors faire l’objet d’un email spécifique, qui chargera encore une fois les boites mails déjà totalement engorgées de vos collaborateurs.

> Faites en sorte de publier vos actualités internes à des dates pertinentes, et éventuellement de mettre en place des rappels à intervalles réguliers concernant les évènements et dates importantes.

com interne

6) Un contenu trop « statique »

La newsletter, bien qu’électronique et comportant donc souvent des liens hypertexte, possède peu d’interactivité et de contenus dynamiques, pourtant plus ludiques et attractifs pour vos collaborateurs : images, vidéos, sons, …

> Publier des informations contenant des contenus interactifs et visuels vous permettra d’alimenter l’intérêt de vos collaborateurs pour vos messages.

7) Manque de retours :

La newsletter vous permet d’envoyer vos informations rapidement vers tous les collaborateurs de l’entreprise, cependant vous aurez beaucoup de mal à connaitre leurs avis, et à recueillir des retours, le format « journal » poussant peu à l’interaction.

> Veillez à utiliser des outils de communication interne qui favorisent l’échange et le dialogue avec vos collaborateurs. Montrez leur que leur avis compte et que vous les écoutez à travers des sondages etc.

Sources : 

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